Tips Untuk Pengelolaan Dokumen

Tinjau kebijakan penyimpanan Anda

Undang-Undang Dokumen Perusahaan No. 8 1997 adalah Undang-Undang yang paling sering dijadikan rujukan di dalam hukum Indonesia dalam hal penyimpanan dokumen. Undang-Undang ini memungkinkan kantor pajak Indonesia untuk melakukan audit pengembalian pajak perusahaan. Hukum ini hanya berlaku untuk dokumen-dokumen yang mendukung pengembalian pajak penghasilan Anda, namun suatu organisasi menghasilkan berbagai jenis dokumen yang lain yang mungkin jangka waktunya lebih pendek dan menghemat biaya penyimpanan Anda

Tinjau periode retensi

Tinjau kembali penyimpanan dokumen Anda yang telah mencapai akhir kurun waktu masa penyimpanan, dan membuat susunan rencana untuk menghancurkan dokumen-dokumen tersebut. Untuk dokumen-dokumen komersial kebanyakan mempunyai kurun waktu 10 tahun setelah tanggal 31 Desember setelah dokumen-dokumen itu dibuat. Penghancuran dokumen yang tepat waktu akan menghemat biaya penyimpanan Anda, dan dengan menaati kebijakan penyimpanan maka akan menghindari Anda dari perkara hukum.

Pastikan Anda memiliki cukup kotak arsip

Pastikan bahwa Anda memiliki cukup persediaan kotak penyimpanan ditempat Anda yang dapat digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen baru Anda. Anda tidak perlu menjadi klien LAT untuk membeli kotak-kotak penyimpanan ini, dan biaya pembelian kotak-kotak penyimpanan ini jauh lebih murah dibanding jika Anda membeli lemari atau rak penyimpanan.

Hindari nomor referensi rangkap

Ketika Anda melakukan proses penyimpanan dokumen, simpanlah dokumen dengan jenis dan kurun waktu keuangan yang sama di dalam satu kotak. Catatlah tanggal penghancuran dan juga barcode atau nomor rujukan yang unik di luar kotak penyimpanan Anda. berhati-hatilah untuk menghindari nomor rujukan yang sama yang dapat membuat masalah yang berarti pada saat memerlukan dokumen-dokumen Anda.

Berikan informasi konten yang konsisten

Buatlah daftar isi dari setiap kotak penyimpanan dan simpanlah daftar isi tersebut di lokasi pusat. Cobalah untuk menyimpan informasi ini dengan cara yang konsisten, karena jika tidak, hal ini akan menyulitkan Anda dalam menemukan dokumen Anda di masa yang akan datang. Anda dapat menggunakan MYOF software untuk tujuan ini. 

Mencadangkan data tahunan ke penyimpanan di luar kantor

Buatlah duplikat tahunan untuk data perusahaan Anda ke dalam bentuk pita rekaman, dan kirimlah pita perekam tersebut ke penyimpanan diluar. Dengan melakukan ini, Anda akan memperoleh garis besar usaha pada akhir tahun dan juga membantu Anda dalam hal kelangsungan usaha Anda jika terjadi musibah.